CHARGÉ·E D'EXPLOITATION

 Le cabinet de recrutementKaptiv, recherche pour son client  un(e) Chargé(e) d'exploitation

Rattachement :sous la responsabilité du responsable des activités opérationnelles ; fonctionnel(le) avec les techniciens
Contrat :CDI – Temps plein (39h/semaine)
Lieu : Saint Gilles les Hauts

Vos missions:

 Piloter les flux de documents permettant la facturation

Dans le respect des normes et des principes comptables :
• Superviser la consultation des prestataires en transport et en traitement afin de répondre aux demandes des clients.
• Valider les bons de commande d'achats dans le logiciel MCS.
• Veiller à ce que les fournisseurs transmettent rapidement leurs factures, pour ne pas créer de décalage dans la saisie
des écritures comptables.
• Contrôler et valider les factures fournisseurs avant transmission au service comptabilité.
• Superviser la création mensuelle, dans chaque contrat, des prestations facturables.
• Piloter l'indicateur de marge commerciale et garantir le niveau attendu par l'entreprise.
• Réaliser le contrôle final des contrats avant la facturation de fin de mois et vérifier l'exhaustivité des lignes de
prestations.
• Superviser l'envoi des factures aux clients, par courrier ou par mail.

Gérer la relation avec les différentes parties prenantes

• Entretenir et développer la relation avec les clients.
• Piloter la relation avec les prestataires en transport.
• Piloter la relation avec les prestataires en traitement.
• Piloter la relation avec les prestataires en contrôle sécurité (VGP).
• Piloter la relation avec les fournisseurs de matériels et consommables.
• Piloter et coordonner les actions des techniciens EMOI Recyclage et AC2V.
• Entretenir la relation avec les services supports (RH, comptabilité).

Piloter le processus achats

Superviser la création d'un bon de commande d'achat pour chaque prestation commandée.
• Contrôler la réception et la cohérence des bons de transport et des bons de pesée.
• Superviser l'envoi des commandes de réapprovisionnement aux fournisseurs, notamment lorsque le seuil de
recommande est atteint.
• Négocier avec les fournisseurs les références de pièces détachées et les conditions tarifaires.
• Réaliser et superviser des actions de sourcing de nouveaux fournisseurs.

 Garantir le suivi et la ponctualité des Visites Générales Périodiques (VGP)

• Superviser la ponctualité des prestataires chargés de contrôler les matériels.
• Piloter un indicateur permettant de déceler les retards éventuels.
• Superviser la mise à jour du logiciel MCS à partir des derniers contrôles réalisés.

• Produire un reporting mensuel à destination de la Direction.

Piloter les actions de recouvrement et contentieuses sur le poste clients

• • Superviser les actions quotidiennes de phoning et de relance client.
• • Superviser l'alimentation de l'outil LEAN PAY en commentaires sur les actions menées.
• • Travailler en transverse avec le service comptabilité et préparer les dossiers contentieux.
• • Rendre compte à la Direction des dossiers qui prennent la voie du litige.
•  Piloter les actions de contrôle qualité

 Piloter les actions de contrôle qualité

• Organiser des contacts avec les clients pour évaluer leur niveau de satisfaction générale ou ciblée sur une prestation en particulier.
• Analyser les retours clients et proposer des actions correctives.

Superviser le classement et l'archivage des dossiers

• Garantir une méthodologie de classement et d'archivage claire et accessible à l'ensemble du personnel.
• Piloter le soutien administratif apporté au service comptabilité, notamment pour la désignation des archives pouvant être détruites.